komunikasi bisnis

 1 . PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

      A.    Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.

Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

• ·         Memulai dengan Ide Pokok
• ·         Menyatakan hal-hal pendukung yang penting
• ·         Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti

      B.     Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

·    Pendekatan Langsung (direct approach), atau pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

·       Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.

Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenis pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif. 

Rencana-rencana organisasional

      1.      Permintaan langsung (Direct Request)

Jenis atau tipe pesan bisnis yang paling sering digunakan adalah penyampaian yang langsung paha hal yang dituju. Pesan ini dapat berbebtuk surat dan memo. Contoh/ pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, permintaan kredit rutin

Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:

·         Bagian Awal

Bagian pendahuluan atau pembukaan, berisi tentang alasan kita dalam mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan haruslah jelas, singkat dan tidak bertele-tele.

·         Bagian Pertengahan

Berisi hal-hal yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita minta

 

Baca juga :  

• pemasaran 
• Manajemen bisnis retail dan waralaba
  

 

·         Bagian akhir

Bagian penutup  sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

      2.      Permintaan informasi rutin
    Pesan-pesan bad news: berisi berita buruk (bad news seperti penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat , audience pada umumnya akan kecewa.
    Pesan-pesan persuasi : untuk melakukan tindakan tertentu seperti penagihan pinjaman , penjualan produk, pendekatan yang digunakan adaah persuasi.
     Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau citra yang baik bagi suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat permintaan rutin, anda harus menjaga maksud/ tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.
      Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu : apa yang diketahui, mengapa hal tersebut perlu diketahui, mengapa hal ini dapat membantu.

            Permintaan rutin dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

·         Permintaan dari dalam organisasi

Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, namun beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo.

·         Permintaan dari luar organisasi

Sebagai seorang pelaku bisni prifesional perlu adanya komunikasi dengan para pelanggan, pemasok, dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis. Selain itu, banyak surat-surat yang harus dikirim ke luar organisasi untuk memperoleh informasi penting, seperti informasi produk baru, katalog buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerjasama bisnis, keinginan untuk berlangganan. Disamping itu , dapat juga memberikan respon terhadap ilkan yang dipasang di suatu surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu : dimana kita membaca iklan tersebut, jelaskan apa yang kita maksud, cantumkan alamat yang jelas dan lengkap untuk balasan surat.

Penulisanpermintaan rutin dan pesan-pesan positif
Menulis pesan-pesan baik yang berupa surat-surat untuk kalangan intern maupun ekstern perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin. Penyampaian pesan-pesan rutin, good news dan good will dapat dilakukan dengan pendekatan langsung (direct approach).
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif, bak melalui lisan atau tulisan, maka bentuk-bentuk pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana, yaitu mulai dengan ide-ide pokok yang jelas. Diusahakan dalam bagian awal, penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas. Pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci. Bagian ini adalah bagian penjelasan rinci dan porsi terbanyak dibanding dengan bagian awal dan akhir. Pada bagian akhir pesan-pesan positif, umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau pernyataan yang ramah dan harapan tindakan khusus yang diinginkan oleh audiens.

      3.      Menuliskan pesan goodwill dan goodnews

            Pesan-Pesan goodwill

            Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan  bisnis. Sebagai pelaku bisnis, seseorang dapat juga mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian pesan-pesan secara bersahabat atau catatan-catatan singkat yang tak diharapkan, yang secara tidak langsung berkaitan dengan tujuan bisnis tertentu.    

Beberapa bentuk goodwill yang sering dibuat oleh perusahaan sebagai berikut:

·         Ucapan selamat (congratulations)

Bagaimana menyusunnya : pertama-tama ide pokok diletakkan pada bagian awal pesan. Setelah itu diikuti dengan rincian atau informasi tambahan yang mendukung ucapan selamat. Selanjutnya diakhiri dengan penutup. Usahakan meyakinkan dan menggambarkan penerima memang layak mendapatkan itu

·         Penghargaan (Messages of Appreciation)

Dapat diberikan pada individu yang tepat yang memang seharusnya medapat penghargaan. Atau pada relasi bisnis, karena jasanya terhadap perusahaan

·         Ucapan (Condolences)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan atau kalimat yang menunjukkan rasa simpati.

·         Ucapan salam (greetings)

Ucapan salam biasanya diberikan kepada orang-orang yang ada dalam perusahaan ataupun pada relasi spt pemasok, konsumen. Tujuan ucapan salam adalah menunjukkan hubungan yang ramah atau hangat diantara mereka

Kualifiksi bentuk goodnews dalam komunikasi bisnis :

·         Good News tentang pekerjaan

Contoh good news berkaitan dengan masalah pekerjaan, antara lain penerimaan kerja, kenaikan pangkat/ jabatan/ posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji dan pengakuan/ penghargaan prestasi kerja.

·         Good News Tentang Produk

Good News yang berkaitan dengan produk antara lain, pembicaraan diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis (buy 3 get 1 free), pemberian kupon diskon harga produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan memperoleh hadiah tertentu.

 

      4.      Pesan- pesan Bad News

Apabila perusahaan ingin memberikan tanggapan atas keluhan pelanggan, mengkomunikasikan permasalahan tentang pesanan atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat mempengaruhi citra perusahaan secara negatif, maka perlu memperhatikan tiga hal, yaitu penyampaian bad news, penerimaan pesan tersebut dan menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens.

Ada dua hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan, berkaitan dengan pesan yang tak menyenangkan ini :

·         Menciptakan Audience – Centerred Tone

Menyangkut nada atau intinasi dalam penyampaian bad news mampu memberikan kontribusi yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang didukung dengan tiga tujuan yang khusus, yaitu :

o Membantu audiens mengerti akan bad news yang merupakan suatu keputusan yangtegas

o   Membantu audiens mengerti keputusan yang diambil adalah adil.

o   Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.\

·         Memilih Pendekatan Organisasional

Dalam menyampaikan suatu pesan yang sifatnya bad news, dapat dilakukan dengan dua pendekatan:

o   Pendekatan tidak langsung (indirect plan), merupakan pendekatan yang digunakan untuk penulisan pesan-pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan kepada audiens. Dalam pendekatan ini terdapat empat bagian penting yaitu

ü  Pembuka, yang menempatkan audiens pada situasi yang netral serta penyataan yang tanpa beban bagi audiens.

ü  Alasan, dengan mengemukakan alasan mengapa suatu keputusan harus diambil, sebelum menyampaikan yang sebenarnya, penyampaian alasan yang efektif akan sangat membantu audiens menyadari bahwa keputusan yang diambil adalah fair atau logis.

ü  Bad news, merupakan hal yang mungkin “menyakitkan” bagi audiens yang endengarnya, namun demikian bagian ini merupakan bagian utama yang merupakan keputusan yang diambil dari suatu kondisi.

ü  Penutup, setelah pesan yang kurang menyenangkan disampaikan, maka tahap selanjutnya adalah memberikan kata-kata penutup yang bersifat positif, hangat, bersahabat, dan lebih menyenangkan

·         Perencanaan Langsung

Suatu pesan yang kurang menyenangkan yang diorganisir melalui perencanaan langsung akan diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang bersahabat. Pendekatan ini memiliki kelebihan bahwa audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk sampai pada ide pokok yaitu bad news.Pendekatan ini dapat diterapakan apabila :

ü  Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke inti yang dituju.

ü  Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan

ü  Pesan disampaikan secara empati.

 

      5.      Penulisan pesan-pesan persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaiakan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.

Pesan-pesan persuasif bertujuan untuk mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan ide atau gagasannya. Pesan-pesan persuasif umumnya lebih lama, lebih rinci, dan tergantung pada perencanaan strategis yang cukup ketat. Adapun langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menuliskan pesan-pesan persuasif antara lain :

·         Analisis Audiens

Untuk mengakomodasi perbedaan individual, maka perlu menganalisis audiens dan kemudian menyusun suatu pesan yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.

·         Mempertimbangkan Perbedaan Budaya

Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka akan memberikan penghormatan.

·         Memilih Pendekatan Organisasional

Agar penyampaian pesan persuasif dapat tempat sasaran dan sesuai dengan apa yang  dikehendaki maka perlu diperhatikan cara penyampaiannya kepada audiens, apakah  menggunakan pendekatan langsung atau tidak langsung.

 

 II.            PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Agar suatu komunikasi dapat tercapai, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.         Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.         Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.         Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

                       III.    MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan  susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh

kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

Jenis-jenis kalimat:

·         Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

·         Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.\

·         Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

 

KESIMPULAN

Pengorganisasian melalui outline sangat membantu memvisualisasiakan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Langkah pertama dalam pengorganisasian melalui outline yaitu mengelompokkan ide.  Outline  sangat membantu mengkomunikasian ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Tiga susunan suatu outline yaitu memulai dengan ide pokok, menyatakan hal-hal pendukng yang penting, dan membuat ilustrasi dengan bukti-bukti. Langkah kedua menentukan urutan-dengan rencana organisasional melalui dua pendekatan yaitu pendekatan langsung (direct approach) / pendekatan deduktif dan pendekatan tidak langsung (indirect approach) / pendekatan deduktif.

Pemilihan kata yang tepat harus membutuhkan beberapa pilihan kata yang sudah familiar, kata yang singkat, dan hindari kata-kata yang bermakna ganda.

Dalam pengorganisasian dan revisi pesan-pesan bisnis juga harus menggunakan kalimat yang efektif. Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Beberapa jenis kalimat diantaranya kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks.